Simples, Presumido ou Real: o comparativo que sua empresa nunca fez

Quase todo empresário sabe quanto pagou de imposto no mês passado. Pouquíssimos sabem por que pagaram aquilo, e menos ainda se poderiam ter pagado menos dentro da lei. A diferença entre esses dois grupos quase nunca é sorte: é decisão de regime tributário, tomada (ou não tomada) na hora certa.

O regime define a base sobre a qual seus impostos federais incidem. Errar nessa escolha não gera multa nem autuação — simplesmente custa caro, mês após mês, em silêncio. Este texto não vai dizer qual regime adotar; isso depende dos seus números e tem que passar pelo seu contador. O objetivo é dar o mapa para fazer a pergunta certa, porque a maioria das empresas nunca comparou os três lado a lado.

Em resumo

São três regimes — Simples, Presumido e Real. Cada um calcula o imposto de um jeito, e o mais barato depende da sua margem, da sua folha e da sua atividade.
O Simples nem sempre é o mais barato: serviço com folha baixa cai no Anexo V e pode pagar mais que no Presumido.
O Presumido favorece margem alta e folha enxuta; o Real protege margem apertada, prejuízo ou muitos créditos de PIS/COFINS.
A folha (com INSS patronal de 20%) é uma das variáveis que mais mexem na conta — e quase ninguém a coloca na comparação.
A Reforma Tributária (IBS/CBS) já começou a transição em 2026: mais um motivo para revisar o regime agora.

Por que seu contador entrega o imposto, mas raramente desenha a estratégia

Vale separar duas coisas que costumam ser confundidas: escrituração e planejamento. Escrituração é apurar e recolher o que a lei manda, dentro do regime em que a empresa já está — o trabalho mensal do contador, e a maioria faz bem. Planejamento tributário é outra disciplina: simular cenários, comparar regimes, projetar faturamento e folha para o ano seguinte e escolher, de forma deliberada, a estrutura que paga menos imposto de forma legal.

O contador médio não desenha estratégia por motivos práticos. O honorário é por competência mensal: ele é pago para fechar o mês, não para reduzir sua carga. A opção de regime é anual e irretratável, então o assunto some do radar nos outros onze meses. E simular cenário dá trabalho — manter como está é mais cômodo. Nada disso é má-fé: é só que ninguém assumiu a cadeira de estrategista, e essa cadeira, quando fica vazia, custa dinheiro.

Simples Nacional: o nome engana

O Simples Nacional unifica vários tributos numa guia única (o DAS) e é a porta de entrada da maioria das PMEs. Podem optar empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Um detalhe confunde muita gente: existe um sublimite para ICMS e ISS, fixado em R$ 3,6 milhões para 2026. Acima dele, esses impostos saem do DAS e passam a ser recolhidos por fora, mesmo a empresa sendo do Simples. Faturar entre R$ 3,6 mi e R$ 4,8 mi já complica o que deveria ser simples.

Os anexos e o Fator R

A carga do Simples depende do anexo em que sua atividade se enquadra. São cinco: Anexo I para comércio, II para indústria, III para alguns serviços (alíquota inicial de 6%), IV para construção e serviços específicos, e V para outros serviços, com alíquota inicial bem mais salgada (15,5%). A efetiva sobe conforme o faturamento dos últimos doze meses.

É aqui que entra o Fator R, o mecanismo mais ignorado e mais importante do Simples para serviços. Ele é a razão entre a folha dos últimos doze meses e a receita bruta do mesmo período. Quando fica igual ou acima de 28%, atividades que cairiam no Anexo V migram para o Anexo III — dos 15,5% iniciais para os 6%. Uma empresa com pró-labore e salários relevantes reduz muito o imposto só por estar acima dos 28%; com folha enxuta, fica presa no Anexo V e paga caro.

Quando é bom e quando vira armadilha

O Simples costuma ser excelente para comércio e indústria com faturamento mais baixo, e para serviços com folha que garante o Anexo III. Vira armadilha em três situações: faturamento perto do teto (a efetiva sobe e some a vantagem); serviço com folha baixa travado no Anexo V; e margem apertada — porque ele cobra sobre a receita, não sobre o lucro. Quem fatura muito e lucra pouco pode pagar mais sobre o faturamento do que pagaria sobre o lucro real.

Lucro Presumido: imposto sobre um lucro que o governo presume

No Lucro Presumido, o governo não olha seu lucro de verdade. Ele presume uma margem fixa sobre o faturamento e cobra IRPJ e CSLL sobre essa base. Os percentuais de presunção do IRPJ são, em regra, 8% para comércio e indústria, 32% para serviços e 1,6% para revenda de combustíveis. Para a CSLL, a base costuma ser 12% (comércio/indústria) ou 32% (serviços). Sobre a base incide IRPJ de 15%, com adicional de 10% sobre a parcela que exceder R$ 60 mil no trimestre, e CSLL de 9%. PIS e COFINS são cumulativos, somando 3,65% sobre o faturamento, sem créditos. Confirme com seu contador os percentuais da sua atividade.

A lógica é direta: se sua margem real é maior que a presumida, você ganha. Um prestador que lucra 50% paga IRPJ/CSLL como se tivesse lucrado 32%. O inverso também vale — margem abaixo da presunção é pagar imposto sobre lucro que você não teve.

Quando o Presumido favorece

O Presumido brilha para margem alta e folha baixa — o oposto do que ajuda no Simples. Consultorias, clínicas e escritórios técnicos com poucos funcionários e lucro gordo costumam encontrar aqui sua melhor casa, sobretudo quando o Fator R não fecha os 28% do Anexo III. O cuidado: como o PIS/COFINS é cumulativo, empresas com muitos insumos não aproveitam créditos, o que pesa contra o Presumido em estruturas de custo pesadas.

Lucro Real: paga-se sobre o lucro que existiu de fato

No Lucro Real, IRPJ e CSLL incidem sobre o lucro efetivo apurado pela contabilidade — receita menos despesas dedutíveis. É obrigatório acima de R$ 78 milhões de receita por ano e para setores específicos (bancos, factoring e outros); para as demais, é opção poderosa em alguns cenários. Se teve prejuízo, não paga IRPJ nem CSLL, diferente do Simples e do Presumido, que cobram mesmo no vermelho. E o prejuízo pode ser compensado em exercícios futuros, abatendo até 30% do lucro de cada período seguinte (a trava dos 30%). Para negócios cíclicos ou em investimento pesado, isso é caixa.

A segunda vantagem está no PIS/COFINS, não-cumulativo a 9,25% — mais alto na largada, mas com direito a créditos sobre insumos, energia, aluguéis e outros custos. Indústrias e empresas com muitos fornecedores frequentemente pagam menos PIS/COFINS líquido no Real do que os 3,65% cumulativos do Presumido. O Real também é o caminho de quem tem margem apertada: pagar sobre o lucro real é melhor que sobre uma presunção que não se confirmou. O preço é a complexidade — escrituração rigorosa, mais obrigações acessórias e contador mais dedicado.

Um exemplo numérico (ilustrativo) com os três regimes

Considere uma empresa de serviços que fatura R$ 1.200.000/ano, com folha e pró-labore de R$ 240 mil/ano e lucro de cerca de 35%. Números simplificados, só para mostrar a lógica — não substituem o cálculo do seu contador.

Simples (Anexo V): folha de R$ 240 mil sobre R$ 1,2 mi dá Fator R de 20% — abaixo dos 28%. Fica no Anexo V, efetiva perto de 15,5%, algo em torno de R$ 186 mil/ano.
Simples (Anexo III): se a folha subisse para fechar os 28%, migraria para o Anexo III, efetiva de 9% a 11% — algo como R$ 120 mil a R$ 130 mil/ano. A folha maior tem custo próprio.
Lucro Presumido: IRPJ/CSLL sobre base de 32% somam cerca de R$ 76 mil; PIS/COFINS (3,65%) adiciona R$ 43,8 mil. Total aproximado de R$ 120 mil/ano, fora ISS.
Lucro Real: com lucro de 35% (R$ 420 mil), IRPJ/CSLL sobre o lucro efetivo ficariam acima do Presumido nesse caso de margem alta. O Real só venceria com margem menor ou créditos relevantes.

A leitura: com margem alta e folha baixa, Presumido e Simples no Anexo III competem de perto, e o Anexo V é o pior cenário. Mude a margem para 12% e o Real passa à frente — por isso não existe regime "melhor" no abstrato.

A tabela que resume a decisão

Regime	Base (IRPJ/CSLL)	PIS/COFINS	Quando faz sentido	Limite de receita
Simples Nacional	Receita bruta (alíquota por anexo)	Dentro do DAS	Comércio/indústria menor; serviços com Anexo III via Fator R	Até R$ 4,8 mi (sublimite ICMS/ISS R$ 3,6 mi em 2026)
Lucro Presumido	Margem presumida (8% comércio, 32% serviços)	Cumulativo, 3,65%, sem créditos	Margem alta e folha baixa; poucos insumos	Até R$ 78 mi
Lucro Real	Lucro efetivo (receita menos despesas)	Não-cumulativo, 9,25%, com créditos	Margem apertada, prejuízo, muitos créditos	Sem teto; obrigatório acima de R$ 78 mi e setores específicos

O peso da folha que quase ninguém soma na conta

A folha muda o resultado por dois caminhos opostos. No Simples, folha alta é boa: puxa o Fator R para cima dos 28% e libera o Anexo III. Fora do Simples, entra a Contribuição Previdenciária Patronal — o INSS patronal de 20% sobre a folha, mais terceiros e RAT. No Presumido e no Real esse custo aparece cheio e separado do imposto de renda; no Simples, em regra, já está embutido no DAS (com exceções, como o Anexo IV).

O efeito é contraintuitivo: uma empresa de serviços com folha pesada pode ser bem mais barata no Simples (Anexo III) que no Presumido, porque escapa dos 20% de CPP por fora. Com folha enxuta, o resultado se inverte. Quem compara regimes olhando só IRPJ, CSLL e PIS/COFINS, esquecendo a CPP, erra a conta com frequência.

Reforma Tributária: por que revisar o regime agora

A Reforma Tributária do consumo já entrou em transição. Em 2026, CBS e IBS estão em fase de teste: as empresas destacam na nota fiscal 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, mas a apuração tem caráter meramente informativo, sem recolhimento efetivo. A cobrança real da CBS começa em 2027; o IBS avança a partir de 2029, com a extinção de ICMS e ISS prevista até 2033. O modelo final é um IVA não-cumulativo, em que o crédito amplo passa a ser a regra.

Esse desenho favorece quem opera com créditos e tende a tornar a não-cumulatividade mais atraente ao longo da transição. Revisar o regime agora é ter clareza da posição atual antes de o terreno mudar, já enxergando 2027 e 2028. Os detalhes ainda estão sendo regulamentados, então acompanhe as regras vigentes com seu contador.

Perguntas frequentes

Posso trocar de regime no meio do ano?

Em regra, não. A opção é anual e irretratável para o ano-calendário, feita no início do ano. Por isso a decisão precisa ser planejada com antecedência, com base no faturamento projetado, e não improvisada em janeiro.

O Simples é sempre o mais barato para empresa pequena?

Não. Para serviços com folha baixa que caem no Anexo V, o Simples pode custar mais que o Presumido. E para margem apertada, pagar percentual sobre a receita pode ser pior que pagar sobre o lucro, como no Real. É preciso comparar os três com seus números reais.

O que é o Fator R e por que importa tanto?

É a razão entre a folha dos últimos doze meses e a receita do mesmo período. Quando fica igual ou acima de 28%, atividades de serviço migram do Anexo V (15,5% iniciais) para o Anexo III (6% iniciais). Para prestadores no Simples, é frequentemente a variável que mais reduz a conta.

Vale ir para o Lucro Real mesmo dando mais trabalho?

Vale quando a economia supera o custo da complexidade. Margem apertada, prejuízo a compensar ou volume relevante de créditos de PIS/COFINS são os sinais clássicos. Em margem alta com folha baixa, normalmente não compensa. A única forma de saber é simular.

Escolher regime não é tarefa de janeiro, é projeto do ano. É o tipo de decisão que o Gaspar Trajano coloca na mesa com você: os números reais da empresa, os três cenários comparados sem promessa de economia milagrosa, e a conta validada com o seu contador antes de qualquer mudança. Se faz tempo que ninguém faz essa comparação na sua empresa, é hora de fazer.